Prozessoptimierung und kontinuierliche Verbesserung sind Herausforderungen, die mit der Verbesserungs-Kata bewältigt werden können. Dabei steht die wissenschaftliche Vorgehensweise mit kleinen Schritten im Vordergrund. Jeden Tag ein kleines Experiment an der Wissensgrenze zu machen, erfordert Motivation und methodisches sowie fachliches Know-how.
Die Verbesserungs-Kata soll zu einer gelebten und kontinuierlichen Verbesserungs-Routine (Gewohnheit) werden, mit der die Menschen ihre kreativen Potenziale im Hinblick auf Verbesserung und Problemlösung entfalten können. Dazu muss die Verbesserungs-Kata anfangs häufig (am besten täglich) geübt werden und ein Coach sollte Feedback geben.
Im Idealfall coachen Führungskräfte ihre Mitarbeiter anhand von realen Prozessen. So wird die Verbesserungs-Kata gleich im Alltag verankert. Voraussetzung ist, dass der Coach vorher selbst die Verbesserungs-Kata erlernt und diese gut beherrscht. Ein Coach-Coach kann von Zeit zu Zeit Coachings beobachten und dem Coach Feedback geben.
Anfangs können die Coachings, bei denen die fünf Kata-Fragen zum Einsatz kommen, etwas unnatürlich wirken. Doch je mehr geübt wird, desto selbstverständlicher wird die Vorgehensweise, die irgendwann zur Routine wird. Das ist wie beim Erlernen eines Musikinstrumentes oder des Autofahrens: Anfangs ist hohe Konzentration erforderlich, später geschieht es unbewusst und automatisch.
Mit der Verbesserungs-Kata hat Mike Rother einen wissenschaftlichen Ansatz sichtbar gemacht, der von jedem angewandt werden kann. Warum wissenschaftlich? Wir Menschen haben eine Neigung, schnelle Schlussfolgerungen aus Situationen zu ziehen. Dabei realisieren wir nicht, dass uns gewisse Vorurteile beim Wahrnehmen, Denken und Handeln beeinflussen. Diese Vorurteile resultieren aus früheren Erfahrungen und Erlebnissen.
Im Lean Management spricht man häufig von Zielauflösungsprozess oder Policy Deployment – die Japaner nennen es Hoshin Kanri. Dabei geht es darum, aus der Vision des Unternehmens Ziele zu entwickeln, um daraus die wesentlichen Strategien und Ziele für alle Mitarbeiter abzuleiten. Das ist wichtig, damit alle die Vision und die Ziele des Unternehmens im Fokus haben und ihren Beitrag dazu leisten.