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Lean Administration

Was ist Lean Administration?

Lean Administration vereinfacht Geschäftsprozesse und Verwaltungsabläufe mit dem Ziel der schnellen und verschwendungsfreien Erledigung von Bürotätigkeiten.

Lean Administration bekämpft somit entschieden die Bürokratie.

Wie alle anderen Lean Methoden greift Lean Administration auch hier auf die ganzheitliches Prinzip der Führungskompetenz des   Lean Managements zurück

Durch iteratives Hinterfragen von administrativen Unternehmensprozessen steht die Möglichkeit im Vordergrund, schnell und effizient auf stetig verändernde Anforderungen eingehen zu können. Diese Flexibilität gewährleistet eine optimale Nutzung von Ressourcen und vermeidet Verschwendung ebendieser.

Wie wird Lean Administration umgesetzt?

Die Umsetzung von Lean Administration sollte Top down von der Führungskraft eingeführt und von allen Beteiligten umgesetzt werden. Es ist ein ausgeschriebenes Ziel von Lean Administration (mit der Basis des Lean Managements), Mitarbeiter zur Eigeninitiative zu bringen, sodass diese ihre Prozesse und Abläufe eigenständig weiterentwickeln können und dürfen

Dieses Vorgehen sorgt für Entwicklungen des Prozessmanagements direkt dort, wo diese erkennbar sind: In der Praxis auf der Ebene der Ausführung.

Die Kompetenzen inhouse können so ideal genutzt werden und eine Beratung innerhalb der Teams sorgt für flexible Reaktionsmöglichkeiten auf unterschiedliche Anforderungen.

Es ist nicht immer einfach, eine solch grundsätzliche Änderung des Mindsets im Kollegium durchzuführen, erntet bei Erfolg aber großartige Ergebnisse. So verbessert sich die eigenständige Arbeitsorganisation der Mitarbeiter und der Verschwendung von Ressourcen wird entgegengewirkt. Die Wertschätzung eines jeden einzelnen Mitarbeiters steigt durch die Eigenverantwortung sowie Feedbackmöglichkeiten immens an. Dabei entsteht ein besseres Arbeitsklima und die Gruppendynamik verbessert sich durch die Stärkung der einzelnen Persönlichkeiten.

Lean Administration: Kampf der Bürokratie 

Um Lean Administration plakativ erklären zu können, brauchen wir nur in die oftmals langwierigen und sogar bürokratischen Verwaltungsabläufe zu schauen. Selbst in heute agilen Firmen sind oftmals die administrativen Prozesse langsam und kompliziert. Effektivität und Effizienz sind in diesem Zusammenhang zwei Maßstäbe, an denen sich die Methoden von Lean Administration messen lassen. Dabei zielt die Steigerung der Effektivität auf den Abbau der Komplexität eines Prozesses, während die Effizienz auf die Optimierung der einzelnen Prozessabschnitte eingeht.

Eine Vertiefung solcher Maßnahmen und ständige Interaktion mit allen Beteiligten im Alltag werden die Erfolge von Lean Administration Ihres Unternehmens sein.

Was unterscheidet Lean Administration von Lean Production?

Sowohl Lean Administration als auch Lean Production sind Anwendungsformen des Lean Managements. Lean Production legt den Fokus auf eine verbesserte Herstellung in der Produktion. Lean Administration hingegen sorgt für eine Verbesserung der administrativer Prozesse.

Der Kern beider Praxisvarianten des Lean Managements ist, die Verschwendung langfristig zu eliminieren sowie das Prozessmanagement zu verbessern.

Wie wird Lean Administration für ein Unternehmen entwickelt? 

Jedes Unternehmen ist individuell zu betrachten. Eine allgemeingültige Anwendung der Lean Methoden zur Vermeidung von Verschwendung ist daher nicht möglich.
Um die Wertschöpfung innerhalb eines Unternehmens gezielt zu optimieren, kann jedoch folgender 3-schrittiger Ansatz verfolgt werden:

Ermittlung des Ist-Zustandes

Um Entwicklungspotentiale zu erkennen muss zunächst der Ist-Zustand von Produktion und Verwaltung mit seinen internen Prozessen analysiert und in der Tiefe verstanden und versachlicht werden.

Definition eines Ziel-Zustandes

Auf Basis des ermittelten Ist-Zustandes werden Abläufe und Bereiche mit einem strategischen und operativen Ziel versehen. Auch die Verschlankung der Geschäftsprozesse  oder eine Reduktion der Komplexität einzelner Abläufe durch die Digitalisierung  kann Teil der Optimierung sein.

Verschlankung der Prozesse

Um die internen Prozesse langfristig zu optimieren und die Wertschöpfung eines Unternehmens zu erhöhen, muss zunächst ein umfangreiches Wissen der zu optimierenden Prozesse ermittelt werden. Ohne tiefgreifendes Verständnis  kann die Optimierung unbedachte wie unerwünschte Folgen mit sich bringen. Des Weiteren bedarf es einer weitreichenden Methoden-Kompetenz der Lean Administration, um die Prozessoptimierung in der Produktion sachgemäß und zielgerichtet umzusetzen.